ハーバード大卒の同僚から学ぶ8つのメールを使った“できる自分”演出術

ハーバード大卒の同僚から学ぶ8つのメールを使った“できる自分”演出術

私のチームには、あの超一流大学のハーバード大学を卒業した1人のスーパーエリートがいました。

頭の回転が速く仕事ぶりも会社の上層部から評価され、同年代にも関わらず日本で言うところの部長クラスのポジションに先日飛び級で昇進しました。

しかし彼と働いていて、彼の仕事の成果(アウトプット)を見て「飛びぬけて素晴らしい」と思ったことは実はあまりありません。着実に求められているレベルをこなしてはいましたが、他人と比べて群を抜いてすごいことをしたかと言えばそうではなかったのです。

私は、実は彼が本当にすごかったのは仕事のアウトプットではなく、上司や周囲への自分の見せ方(アピール)や自分のペースに巻き込む力ではないかと思っています。自分の仕事のペースに周囲を巻き込みつつ、上司には要所でアピールしていました。

特に彼のメールの使い方は非常に戦略的でした。

少しでもストレスを削りながら仕事を進め、アピールしてなんぼのサラリーマン。是非とも真似できるところは取り入れたいものです。

ということで、彼から学んだ8つのメール術について共有したいと思います。

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 8つのメール活用術

1,「iPhoneから送信」の著名を巧みに利用

依頼事や緊急の案件について返信をしないといけない場合、手持ちのスマートフォンから返信します。

ポイントはオフィスでPCのメールを開いているにも関わらずメールによってはスマートフォンから返信するという点です。

ハーバード大卒の彼にその理由を聞くと、相手に出先で忙しいと思わせることができるため、納期の先延ばしの交渉に使えたり、アウトプットの心理的期待値を下げることができるからだそうです。

2, チームメンバー宛の上司からのメールには速攻返信

上司があなたを含めたチームメンバーにメールで何かしらの投げかけをした際に、可能であれば数分以内に返信/反応します。ポイントは上司だけに返信するのではなく、「全員に返信」する点です。そうすることによって、チームメンバーとしてはあなたに対して「あ、この件についてはあなたが今後リードしてくんだ」と思い、上司は「一番先に手を挙げてくれたから、この案件をあなたに任せようと」なります。つまり、全員が納得の上(チームメンバーが不公平感を感じることなく)であなたは仕事の幅を広げ評価を受けやすくなるのです。

 

3、深夜にもメールを送信

午前0時以降にも彼は頻繁にメールを投げていました。メールの内容は資料共有や細かいオペレーションの話というよりは、新しく発表されたマーケットレポート/ニュース等の共有。また、そこから自分達のプロジェクトにどのように影響するか等、マクロな視点の提言や意見をメンバー宛にメールしていました。

これにより、プロジェクトへの貢献姿勢やリーダシップをアピールすることができます。

 

4、ダラダラとやり取りが続く場合は会議を提案(主催者になる)

宛先(Cc含む)に色んな部署やチームの人が入っているにも関わらず、次の方向性が決まらずダラダラとメールが交わされる状況をイメージしてください。あなたも経験があると思います。

もしあなたがその内容をまとめることで自分や自分の仕事に良い影響があると判断できれば、会議の提案を全体に投げかけ、会議の主催者になってください。文字通り、火中の栗を拾いにいくのです。

これにより、周囲は問題をコントロールしてくれる人が出てきて安心し、あなたに信頼をよせます。一方、あなた自身も自分へのメリットが大きくなるように周囲を巻き込み、状況を変えることができます。

 

5, 逆に優先順位が低いダラダラのやり取りには反応しない

これは当然と言えば当然のことですね。自分の仕事内容を考え、自身に降りかかる苦労やデメリットの方が多い案件は無視ましょう。

日本人は意外とこれができない人が多いように思います。自分には関係ないが、過去の経緯や自身の経験から何か提言できることがあると、人によっては老婆心が働いて突っ込んでいってしまいます。それで状況が落ち着けばいいですが、逆に周囲を混乱に陥れてしまう場合もあります。あなたが何か質問や依頼を受けるまでは、一歩下がって静観しましょう。

*もちろん内容があなたの仕事/担当範囲であれば、きちんと対応しましょうね。

 

6, 疑問文なし/要点を得ないメールは反応しない

要点を得ず、自分に何を依頼しているのか分からないメール。あなたもこのようなメールを受信したことがあると思います。送信している相手との関係にもよりますが、このようなメールには一旦反応せず相手の出方を待ちましょう

下手に反応してしまうと地雷かも、、

 

7, 聞かれたことにしか答えない

ハーバード大卒の彼に限らず、これがアメリカ人と働き始めて感じた最初の日本人とアメリカ人の仕事スタイルの差です。

日本人とのやり取りだと、人よっては私が投げかけた質問の回答に加えて、追加情報や理由、背景等をメールで説明してくれる人が多くいました。

しかし、アメリカ人は聞かれたことにしか答えません。余計な情報をできるだけ他人へ流さないためです。

確かに自分が“よかれ”と思い相手に渡した情報が、実は不必要だったり、最悪の場合混乱を招いてしまうこともありました。自分の立場を守るためにも、余計なことはメールで書くのは避けましょう。

 

8, 個人宛の依頼メールにはすぐに返信しない

あなたにとって優先度が低く、依頼背景や意図がはっきりしないものについては、何も言わず1週間反応するのを控えましょう。依頼した相手が本当に困っているのであれば、1週間以内にリマインダーを送ってくるなり、電話をかけてくるなりあなたに何とかコンタクトを取ろうとするはずです。

もしこの1週間の期間中、何も相手からフォローがない場合は「この件、まだ対応する必要ありますか?」と必要性を確認しましょう。

相手から1週間も音沙汰ない場合は優先順位が低いか、自分なしでも意外と何とかなってるものです。

 

 全てを取り入れる必要はない

アメリカ-日本に限らず、あなたの置かれている立場や相手を選んで使う/使わないの判断をしてください。これらはアメリカ人の超一流のビジネスマンだからスマートにできているのであって、何の状況判断や考えもなしやると失礼にあたります。

自分が取り入れられそうなものから、実践していきましょう。

 

今回はここまでです。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

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